Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Erdano Sp. z o.o., ul. Złota 75A/7, 00-819 Warszawa, NIP: 7182153781 — operator aplikacji ProtoSmart. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych — zgodnie z art. 37 RODO nie jest to w naszym przypadku obowiązkowe. W sprawach ochrony danych osobowych możesz skontaktować się pod adresem: kontakt@protosmart.pl.

2. Zakres zbieranych danych

W zależności od sposobu korzystania z aplikacji przetwarzamy następujące dane:

• dane konta — adres e-mail, hasło w formie zaszyfrowanej, identyfikator Google (przy logowaniu przez Google);
• dane profilowe i rozliczeniowe — imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, adres;
• dane protokołów — dane klientów, adresy obiektów, wyniki pomiarów, dane wykonawców;
• dane płatnicze — historia transakcji, cykl rozliczeniowy (numerów kart ani danych bankowych nie przechowujemy, obsługuje je TPay);
• dane techniczne — adres IP, informacje o przeglądarce, logi dostępu.
• dane zgody marketingowej (gdy została wyrażona) — adres e-mail, opcjonalnie imię, data wyrażenia zgody, adres IP w momencie wyrażenia zgody, źródło zapisu (np. formularz rejestracji, formularz na stronie marketingowej).
• dane o źródle pozyskania (atrybucja) — parametry kampanii z adresu URL (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content), adres strony odsyłającej, adres pierwszej odwiedzonej podstrony, identyfikator przeglądarki nadany przez Google Analytics oraz data pierwszej wizyty. Zbierane wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies analityczne; identyfikatory kliknięcia w reklamę (gclid, fbclid) — dopiero po zgodzie na cookies marketingowe. Dane zapisywane są w pliku cookie ps_attr i przy zakładaniu konta przenoszone do konta Użytkownika, gdzie są widoczne wyłącznie dla Administratora;
• kod polecenia partnerskiego — przekazywany w adresie strony rejestracji po kliknięciu linku partnera, a po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe zapisywany dodatkowo w pliku cookie ps_ref. Kod może też zostać podany samodzielnie: przy rejestracji albo w polu kodu rabatowego podczas zakupu — w tym drugim przypadku polecenie zostaje przypisane dopiero wtedy;
• dane uczestnika programu partnerskiego — nazwa firmy, NIP, adres, numer rachunku bankowego (IBAN), opis odbiorców udostępniony przez partnera przy zgłoszeniu, a także historia naliczonych prowizji, wniosków o wypłatę i numerów faktur.

3. Cel i podstawa prawna przetwarzania

Dane przetwarzane są w następujących celach:

• realizacja umowy o świadczenie usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• wystawianie faktur i rozliczenia podatkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• zapewnienie bezpieczeństwa systemu i zapobieganie nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• komunikacja w sprawach technicznych i obsługi klienta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• marketing bezpośredni (newsletter, informacje o nowych funkcjach, promocje) — wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, art. 172 Prawa telekomunikacyjnego). Zgodę marketingową można wycofać w dowolnym momencie przez ustawienia profilu lub link rezygnacji w mailu — wycofanie nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
• ustalenie źródła pozyskania Użytkownika i pomiar skuteczności działań marketingowych — na podstawie Twojej zgody wyrażonej w banerze cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 173 Prawa telekomunikacyjnego). Zgodę możesz wycofać w każdej chwili w zakładce Profil → Prywatność → Zmień ustawienia cookies;
• obsługa programu partnerskiego: przypisanie polecenia, naliczenie i rozliczenie prowizji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); zapisanie kodu polecenia w pliku cookie na potrzeby powrotu przy kolejnej wizycie — na podstawie zgody na cookies marketingowe (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
• dokumentowanie wypłat prowizji dla celów rachunkowych i podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• ustalenie, czy przysługuje Ci rabat: sprawdzamy, czy Twoje konto powstało z polecenia, czy ukończyłeś pierwsze kroki w aplikacji oraz czy w przeszłości opłacałeś subskrypcję — kupony mogą być kierowane osobno do nowych i do powracających użytkowników (art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie realizacji zamówienia oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie kierowania ofert do właściwej grupy). Nie podejmujemy na tej podstawie decyzji wywołujących skutki prawne — jedynym efektem jest niższa cena;

4. Przechowywanie danych lokalnie (offline)

ProtoSmart działa w trybie offline-first. Część danych (protokoły, dane klientów, dane konta) przechowywana jest lokalnie w zaszyfrowanej bazie danych Twojej przeglądarki (IndexedDB z szyfrowaniem AES). Klucz szyfrowania generowany jest losowo i przechowywany wyłącznie na Twoim urządzeniu. Administrator nie ma dostępu do danych przechowywanych lokalnie.

5. Podmioty przetwarzające dane (procesorzy)

W celu świadczenia usług przekazujemy dane następującym podmiotom na podstawie umów powierzenia:

• Krajowy Integrator Płatności S.A. (TPay), Plac Andersa 3, 61-894 Poznań, KRS 0000412357 — obsługa płatności.
• Infakt sp. z o.o., ul. Szlak 49, 31-153 Kraków, KRS 0000325878 — wystawianie faktur VAT.
• OVH Sp. z o.o., ul. Szkocka 5, 54-402 Wrocław — hosting (serwery w EOG).
• Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4 — logowanie przez Google OAuth (dotyczy użytkowników korzystających z tej opcji).
• OVH Sp. z o.o., ul. Szkocka 5, 54-402 Wrocław — wysyłka wiadomości e-mail.
• MailerLite UAB, J. Basanavičiaus g. 15, LT-03108 Wilno, Litwa — automatyzacja marketingu emailowego (newsletter, kampanie informacyjne, promocje). Aktywne wyłącznie dla użytkowników, którzy wyrazili zgodę marketingową. Dane przekazywane: adres e-mail, opcjonalnie imię, data i źródło wyrażenia zgody, IP rejestracji. Serwery w EOG (Litwa).
• Functional Software Inc. d/b/a Sentry.io — monitoring błędów (dane w USA na podstawie Data Privacy Framework).
• Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA — Google Analytics 4 (statystyka użytkowania) i Google Ads (atrybucja konwersji reklam). Dane przekazywane do USA na podstawie Data Privacy Framework. Aktywne wyłącznie po zgodzie analityczno-marketingowej w banerze cookies.
• Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irlandia — Meta Pixel (atrybucja konwersji reklam Facebook/Instagram). Aktywny wyłącznie po zgodzie marketingowej w banerze cookies.
• TikTok Information Technologies UK Limited, Aviation House, 125 Kingsway, London WC2B 6NH oraz TikTok Pte. Ltd., 1 Raffles Quay, Singapore — TikTok Pixel (atrybucja konwersji reklam TikTok). Aktywny wyłącznie po zgodzie marketingowej w banerze cookies.
• Dane nie są sprzedawane ani udostępniane innym podmiotom w celach marketingowych.
• Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlandia — Microsoft Clarity: nagrywanie sesji w aplikacji i mapy kliknięć. Aktywne w aplikacji app.protosmart.pl. Dane mogą być przetwarzane poza EOG, w tym w USA, na podstawie EU-US Data Privacy Framework.

5a. Nagrywanie sesji w aplikacji (Microsoft Clarity)

W aplikacji app.protosmart.pl korzystamy z narzędzia Microsoft Clarity, które rejestruje przebieg korzystania z aplikacji: ruchy wskaźnika, kliknięcia, przewijanie i kolejność otwieranych ekranów. Na tej podstawie powstają odtwarzalne nagrania sesji oraz mapy kliknięć. Używamy ich wyłącznie do poprawiania działania aplikacji — do znalezienia miejsc, w których użytkownicy się gubią.

Co robimy, żeby ograniczyć zakres nagrania:

• Maskowanie treści ustawione jest w Clarity na poziomie „Strict” — zawartość pól formularzy nie jest przekazywana do nagrania.
• Nie wykorzystujemy Clarity do celów reklamowych — sygnał zgody reklamowej przekazywany jest do Microsoftu zawsze jako odmowa.
• Bez Twojej zgody na cookies analityczne Clarity działa w trybie bez plików cookie: nagranie nie jest łączone z żadnym trwałym identyfikatorem ani z Twoimi wcześniejszymi wizytami.
• Po wyrażeniu zgody na cookies analityczne Clarity zapisuje pliki cookie umożliwiające połączenie kolejnych odsłon w jedną sesję, a my przekazujemy do narzędzia identyfikator Twojego konta oraz adres e-mail — po to, aby móc powiązać zgłoszenie problemu z konkretnym nagraniem.
• Zgodę na cookies analityczne możesz wycofać w każdej chwili w zakładce Profil → Prywatność → Zmień ustawienia cookies.

6. Komunikacja marketingowa i newsletter

Jeśli wyraziłeś zgodę marketingową — przy rejestracji konta, w panelu Profil → Prywatność lub przez formularz zapisu na newsletter na stronie protosmart.pl — Twój adres e-mail wraz z informacją o zgodzie zostaje przekazany do MailerLite UAB (Litwa, EOG), skąd wysyłamy:

• powiadomienia o nowych funkcjach aplikacji,
• newsletter branżowy (zmiany w przepisach, normach, dobre praktyki pomiarowe),
• okazjonalne promocje i informacje o planach ProtoSmart.

Podstawa prawna: Twoja dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, art. 172 Prawa telekomunikacyjnego).

Wycofanie zgody możliwe w każdej chwili — bez żadnych konsekwencji:

• klikając "Wypisz się" w stopce dowolnej naszej wiadomości marketingowej,
• odznaczając zgodę w panelu Profil → Prywatność → Komunikacja marketingowa,
• pisząc na kontakt@protosmart.pl.

Po wycofaniu zgody natychmiast przestajemy wysyłać Ci wiadomości marketingowe, a w MailerLite Twój status zostaje ustawiony na "wypisany" (soft unsubscribe). Rekord historyczny zgody (data, IP, źródło) pozostaje wyłącznie w celach dowodowych zgodnie z zasadą rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO). Możesz zażądać całkowitego usunięcia tych danych — wniosek na kontakt@protosmart.pl.

Wycofanie zgody marketingowej nie wpływa na komunikację dotyczącą usługi (faktury, powiadomienia o rozliczeniach, alerty bezpieczeństwa, reset hasła) — to komunikacja niezbędna do realizacji umowy. Wycofanie zgody nie wpływa również na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej na jej podstawie.

6a. Program partnerski

Jeżeli przystąpisz do programu partnerskiego, przetwarzamy dodatkowo dane niezbędne do rozliczenia prowizji: nazwę firmy, NIP, adres, numer rachunku bankowego oraz historię naliczeń i wypłat. Podstawą jest wykonanie umowy o udział w programie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w zakresie dokumentacji rozliczeniowej — obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Kod polecenia trafia do nas dwiema drogami. Jeżeli odrzucisz cookies, kod zostaje wyłącznie doklejony do adresu strony rejestracji w chwili kliknięcia przycisku „Załóż konto” — nic nie jest wtedy zapisywane na Twoim urządzeniu. Jeżeli wyrazisz zgodę na cookies marketingowe, kod zapisujemy dodatkowo w pliku cookie ps_ref (60 dni), dzięki czemu polecenie zostanie rozliczone także wtedy, gdy konto założysz przy kolejnej wizycie.

Jeżeli zarejestrowałeś się z polecenia partnera, partner widzi w swoim panelu ograniczony zakres informacji o Twoim koncie:

• Twój adres e-mail w postaci zamaskowanej (widoczne są pierwsze i ostatnie znaki, np. da***l@g***.pl) — pełny adres nigdy nie jest partnerowi udostępniany;
• datę rejestracji konta;
• status konta w uproszczonej postaci: okres próbny, subskrypcja płatna albo brak aktywnej subskrypcji;
• nazwę wykupionego planu oraz łączną kwotę prowizji naliczonej z Twoich płatności.

Partner nie ma dostępu do Twoich protokołów, danych Twoich klientów ani do jakichkolwiek danych wprowadzonych przez Ciebie w aplikacji. Zamaskowanie adresu ogranicza zakres ujawnienia, ale nie wyklucza rozpoznania Cię przez partnera, który zna Cię osobiście. Jeżeli nie chcesz, aby Twoje konto było widoczne w panelu partnera, napisz na kontakt@protosmart.pl — usuniemy powiązanie polecenia; nie wpływa to na Twoją subskrypcję ani na uzyskany rabat.

7. Okres przechowywania danych

• Dane konta i protokołów przechowywane są przez okres aktywności konta oraz przez 30 dni po jego usunięciu (możliwość przywrócenia).
• Dane rozliczeniowe i faktury przechowywane są przez 5 lat zgodnie z przepisami podatkowymi.
• Logi techniczne przechowywane są przez 90 dni.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej (e-mail w MailerLite oraz rekord zgody w naszej bazie) — do momentu wycofania zgody. Po wycofaniu rekord historyczny zgody (data, IP, źródło) pozostaje przez 3 lata w celach dowodowych (rozliczalność RODO oraz ewentualne roszczenia), po czym jest trwale usuwany.
• Dane o źródle pozyskania (atrybucja) przechowywane są przez okres posiadania konta i są usuwane razem z kontem.
• Dane rozliczeniowe programu partnerskiego (prowizje, wnioski o wypłatę, faktury partnera) przechowywane są przez 5 lat zgodnie z przepisami podatkowymi.

8. Prawa użytkownika

Przysługują Ci następujące prawa:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym);
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych (RODO art. 20) — możesz pobrać kompletną kopię swoich danych w formacie JSON z zakładki Profil → Prywatność → Pobierz moje dane; plik zawiera wszystkich Twoich klientów, protokoły, pomiary, bibliotekę i ustawienia;
• sprzeciwu wobec przetwarzania.
• Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się pod adresem: kontakt@protosmart.pl. Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

9. Bezpieczeństwo

Stosujemy następujące środki ochrony danych:

• szyfrowanie połączeń SSL / TLS;
• haszowanie haseł algorytmem bcrypt;
• szyfrowanie wrażliwych danych lokalnych (AES);
• kontrolę dostępu opartą na tokenach JWT;
• regularne kopie zapasowe bazy danych;
• monitoring i logi dostępu.

10. Pliki cookies i localStorage

ProtoSmart używa:

• cookies sesyjnych — do utrzymania zalogowanej sesji;
• localStorage — do przechowywania tokenów uwierzytelniających i ustawień aplikacji;
• IndexedDB — do lokalnej, zaszyfrowanej bazy danych protokołów i klientów;
• cookies analitycznych i marketingowych Google Analytics, Google Ads, Microsoft Clarity, Meta Pixel oraz TikTok Pixel — wyłącznie po wyrażeniu odrębnej zgody w banerze cookies. Pełna lista i okresy przechowywania znajdują się w Polityce plików cookies.
• cookie protosmart_consent (180 dni) — zapis Twojej decyzji o zgodzie na cookies, wspólny dla strony protosmart.pl i aplikacji app.protosmart.pl;
• cookies ps_attr (90 dni, po zgodzie na cookies analityczne) i ps_ref (60 dni, po zgodzie na cookies marketingowe) — ustalenie źródła pozyskania oraz rozliczenie polecenia partnerskiego; szczegóły w Polityce plików cookies;
• pliki cookie Microsoft Clarity (nagrania sesji i mapy kliknięć w aplikacji) — wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies analityczne; pełna lista w Polityce plików cookies;

11. Przekazywanie danych poza EOG

Dane co do zasady przetwarzane są na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Po wyrażeniu zgody w banerze cookies część danych może być przekazywana poza EOG: Google LLC (USA — logowanie OAuth, Google Analytics, Google Ads), Meta Platforms Inc. (USA — Meta Pixel), Microsoft (USA — Microsoft Clarity) oraz TikTok (USA, Singapur, Irlandia — TikTok Pixel). Transfer odbywa się na podstawie Data Privacy Framework lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

12. Zmiany polityki prywatności

O istotnych zmianach niniejszej Polityki Prywatności poinformujemy drogą e-mail z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w aplikacji ProtoSmart.