Własne dokumenty dodatkowe i znaczniki: krok po kroku
Jak napisać własny szablon dokumentu w Bibliotece, wstawić w niego znaczniki i dopiąć go do protokołu, ręcznie albo automatycznie do każdego nowego.
Ostatnia aktualizacja:
Dokument dodatkowy to Twoja własna strona doklejana do protokołu: oświadczenie klienta, podstawa prawna badań, informacja dla zarządcy. Piszesz go raz, wstawiasz w treść znaczniki, a ProtoSmart podstawia w nie dane konkretnego protokołu przy każdym użyciu.
Krok 1. Otwórz bibliotekę dokumentów
W menu po lewej stronie, w dolnej części, kliknij Biblioteka ↗.
W drzewku po lewej rozwiń PROTOKOŁY ELEKTRYCZNE.
Wybierz Dokumenty dodatkowe ↗.
Lista pokazuje kolumny NAZWA/TREŚĆ, ŹRÓDŁO, UŻYĆ, OSTATNIE UŻYCIE. Kolumna ŹRÓDŁO rozróżnia pozycje Systemowe (dostarczone przez ProtoSmart) i Własne (Twoje). Co z tego wynika, opisuje Krok 6.
Krok 2. Napisz treść dokumentu
Kliknij „+ Dodaj element" w prawym górnym rogu listy.
W oknie „Nowy element biblioteki" wypełniasz dwa pola:
- Tytuł / Nazwa to nazwa widoczna na liście szablonów przy dołączaniu do protokołu. Nazwij go tak, żebyś poznał go po roku, np. „Oświadczenie o udostępnieniu instalacji".
- Treść szablonu to właściwy tekst dokumentu.
W pasku nad polem treści znajdziesz komplet narzędzi formatowania:
| Grupa | Co masz do dyspozycji |
|---|---|
| Tekst | nagłówki, rozmiar czcionki, pogrubienie, kursywa, podkreślenie |
| Kolor | kolor liter i kolor podświetlenia |
| Układ | wyrównanie, lista numerowana, lista wypunktowana |
| Wstawianie | link, obraz, tabela (siatka 3×3, z dodawaniem wierszy i kolumn) |
| Porządki | czyszczenie formatowania |
Zapisujesz przyciskiem „Dodaj". Licznik pozycji w drzewku rośnie o jeden.
Krok 3. Wstaw znaczniki
Znacznik to miejsce, w które aplikacja wstawi dane konkretnego protokołu. Zapisuje się w podwójnych klamrach, na przykład {{protocolNumber}}.
Jak go wstawić
- Ustaw kursor w treści dokumentu, w miejscu, gdzie ma trafić dana.
- Kliknij „⊕ Wstaw dane z protokołu" pod polem treści.
- Z listy wybierz pozycję, na przykład „Numer protokołu".
Znacznik pojawia się jako nieedytowalny element z polską etykietą, a nie jako surowy tekst. Po zapisaniu na liście bibliotecznej zobaczysz już zapis wewnętrzny {{protocolNumber}}, a po ponownym otwarciu do edycji znowu etykietę. Edytor tłumaczy w obie strony.
Pełna lista znaczników
| Pozycja w menu | Zapis | Co wstawia |
|---|---|---|
| Numer protokołu | {{protocolNumber}} | numer protokołu, np. E/3/08/2026 |
| Data badań | {{researchDate}} | data wykonania badań |
| Data utworzenia | {{createdAt}} | data utworzenia protokołu w systemie |
| Typ protokołu | {{protocolType}} | rodzaj protokołu, np. Elektryczny |
| Klient - pełna nazwa | {{client.name}} | firma albo imię i nazwisko |
| Klient - imię | {{client.firstName}} | imię osoby kontaktowej |
| Klient - nazwisko | {{client.lastName}} | nazwisko osoby kontaktowej |
| Klient - nazwa firmy | {{client.companyName}} | nazwa firmy klienta |
| Klient - NIP | {{client.taxId}} | NIP klienta |
| Klient - telefon | {{client.phone}} | telefon kontaktowy |
| Klient - e-mail | {{client.email}} | adres e-mail klienta |
| Klient - adres | {{client.address}} | ulica, kod, miejscowość |
| Obiekt - typ | {{object.type}} | rodzaj obiektu, np. Dom jednorodzinny |
| Obiekt - adres | {{object.address}} | adres obiektu |
| Wykonawca - imię i nazwisko | {{performer.name}} | kto wykonał pomiary |
| Wykaz zaleceń | {{recommendations.all}} | tabela ze wszystkimi zaleceniami z protokołu |
| Wykaz usterek krytycznych | {{recommendations.critical}} | tylko zalecenia pilne i krytyczne |
| Zestawienie pomiarów | {{statistics}} | ile pomiarów w którym arkuszu, z podsumowaniem |
Szybsza droga dla wprawionych
Znacznik możesz też wpisać ręcznie z klawiatury, bez otwierania listy. Warunek jest jeden: musisz podać nazwę wewnętrzną z kolumny „Zapis", a nie etykietę z menu. Wpisany tekst {{protocolNumber}} zadziała, wpisany tekst {{Numer protokołu}} już nie.
Jak to wygląda w praktyce
Treść szablonu w bibliotece, w nawiasach kwadratowych wstawione znaczniki:
Oświadczenie do protokołu nr [Numer protokołu]
Ja, [Klient - pełna nazwa], oświadczam, że w dniu [Data badań] udostępniłem
do badań instalację elektryczną w obiekcie [Obiekt - typ], [Obiekt - adres].
Przed rozpoczęciem pomiarów zostałem poinformowany o konieczności czasowego
wyłączenia zasilania.
Badania wykonał: [Wykonawca - imię i nazwisko]
Kontakt do zgłaszania uwag: [Klient - telefon], [Klient - e-mail]Ten sam dokument po dołączeniu do protokołu:
Oświadczenie do protokołu nr E/3/08/2026
Ja, Marek Adamski, oświadczam, że w dniu 16.08.2026 udostępniłem
do badań instalację elektryczną w obiekcie Dom jednorodzinny, Przykładowa 1/1, 11-111 Testowa.
Przed rozpoczęciem pomiarów zostałem poinformowany o konieczności czasowego
wyłączenia zasilania.
Badania wykonał: Pomiarowiec 1
Kontakt do zgłaszania uwag: +48600600600, kontakt@przyklad.plOsiem znaczników, zero ręcznego wpisywania danych. Ten sam szablon obsłuży każdego kolejnego klienta.
Krok 4. Dołącz dokument do protokołu
Dokument dodajesz do protokołu na dwa sposoby: dokładasz go w konkretnym protokole albo ustawiasz raz, żeby dopinał się sam do każdego nowego.
Sposób pierwszy: ręcznie, w jednym protokole
Otwórz protokół z listy Protokoły ↗ i przejdź do zakładki Dokumenty w menu po lewej stronie edytora.
Kliknij „+ Dodaj dokument".
W polu „Szablon dokumentu" wybierz swój dokument z listy. Nazwa i treść wypełnią się same, a znaczniki będą już zamienione na dane tego protokołu.
Kolejność dokumentów na liście wyznacza kolejność stron w PDF. Zmienisz ją przez menu trzech kropek przy dokumencie: „Przesuń w górę" i „Przesuń w dół". W samym dokumencie strony z dokumentami dodatkowymi wypadają za częścią pomiarową i za stroną z podpisem, a przed skanami świadectw kwalifikacyjnych i wzorcowania.
Sposób drugi: automatycznie, do każdego nowego protokołu
Podstawę prawną badań czy metodykę pomiaru dopinasz do każdego protokołu. Takie rzeczy ustaw raz.
Wejdź w Ustawienia → Protokoły ↗ i kliknij kartę typu protokołu, na przykład Elektryczny.
W oknie, które się otworzy, znajdź sekcję „📄 Dokumenty dodatkowe" i zaznacz szablony, które mają się dopinać.
Wybierasz z tej samej biblioteki co w Kroku 1, więc szablon musi już istnieć.
Krok 5. Sprawdź efekt przed wysyłką
Ikona oka w prawym górnym rogu edytora protokołu otwiera Podgląd PDF.
To jedyny pewny sposób, żeby zobaczyć, czy znacznik podstawił właściwą wartość. W podglądzie dokument stoi już z numerem protokołu, nazwiskiem klienta i adresem obiektu wstawionymi automatycznie.
Wyrób sobie nawyk: przed wysłaniem protokołu otwórz podgląd i przejrzyj strony z dokumentami dodatkowymi. Pomyłkę w znaczniku zobaczysz od razu, a nie od klienta.
Krok 6. Systemowe kontra własne
Własny szablon możesz edytować, usunąć i wyzerować mu licznik podpowiadania.
Systemowy, czyli dostarczony przez ProtoSmart, ma tylko „Zobacz", „Kopiuj", „Ukryj dla całego zespołu" i „Ukryj tylko dla mnie". Nie ma edycji ani usunięcia. Żeby dopasować taki szablon do siebie, zrób Kopiuj i pracuj na kopii.
Częste pomyłki
- Szukanie miejsca tworzenia w Ustawieniach albo w Wyglądzie PDF. Dokumenty piszesz w Bibliotece. W Ustawieniach wskazujesz tylko, które z gotowych szablonów mają się dopinać automatycznie, a Wygląd PDF odpowiada za logo, nagłówek i stopkę.
- Czekanie, aż szablon sam pojawi się w protokole. Sam szablon w bibliotece niczego nie robi. Albo dodajesz go ręcznie, albo zaznaczasz w ustawieniach typu protokołu.
- Liczenie, że automat uzupełni stare protokoły. Działa wyłącznie na tworzone później.
- Wpisanie z klawiatury etykiety zamiast nazwy pola.
{{Numer protokołu}}nie zadziała,{{protocolNumber}}tak. - Próba edycji szablonu Systemowego. Nie ma takiej opcji, zrób kopię.