Role i dostęp w zespole: kto co widzi i co może
Kto w zespole widzi których klientów, protokoły i mierniki, co dają przełączniki uprawnień wykonawcy i co się dzieje po zmianie roli albo usunięciu z zespołu.
Ostatnia aktualizacja:
Gdy w firmie pracuje kilka osób, każda widzi w aplikacji co innego. Decydują o tym dwie rzeczy. Rola ustala zakres: szef i menedżer widzą całą firmę. U wykonawcy zakres wyznaczają przydziały, czyli protokoły, klienci i mierniki, do których go dopiszesz. Przełączniki uprawnień niczego nie odsłaniają: mówią tylko, co wykonawca może zrobić z tym, co już widzi.
Przykład. Kuba ma jutro przegląd w Zakładach Polon. Wpisujesz go do protokołu, w Osobach wykonujących. Kuba widzi od tej chwili ten protokół, klienta Polon z obiektami i notatkami oraz miernik wpisany do protokołu. Innych protokołów Polonu nie widzi, dopóki go do nich nie dopiszesz. Czy może zmieniać pomiary, zależy od przełącznika Edycja protokołów.
Trzy role
Administrator (szef). Właściciel konta, czyli osoba, która założyła firmę w ProtoSmart. Widzi wszystko i jako jedyna nadaje role i uprawnienia. Tylko ona ma cennik, zakup planu, subskrypcję, dane do faktur, pasek Pierwsze kroki i rabat na pierwszy zakup. Tej roli nie nadasz nikomu z listy zespołu, a wiersza szefa nikt nie usunie.
Menedżer. Widzi całą firmę i zmienia wszystkie dane: klientów, protokoły, mierniki, bibliotekę i ustawienia. Prowadzi zespół: dodaje osoby, wysyła ponownie zaproszenia i usuwa członków. Ról i uprawnień nie nadaje (w oknie osoby nie ma części Dostęp do aplikacji), więc każda osoba, którą doda, zaczyna jako wykonawca z ustawieniami domyślnymi. Nie usunie administratora i nie wejdzie w cennik ani zakup.
Wykonawca. Technik w terenie. Widzi to, do czego go przydzielisz, a do tego cały zespół i całą bibliotekę. Co może z tym zrobić, ustalają przełączniki.
| Obszar | Administrator | Menedżer | Wykonawca |
|---|---|---|---|
| Klienci | wszyscy | wszyscy | przydzieleni wprost albo przez protokół |
| Protokoły | wszystkie | wszystkie | te, w których jest w Osobach wykonujących |
| Mierniki | wszystkie | wszystkie | przydzielone wprost albo wpisane do jego protokołów |
| Terminarz | wszystkie terminy | wszystkie terminy | terminy z jego protokołów |
| Biblioteka | cała | cała | cała, zmiany według przełączników |
| Mój zespół | lista i zarządzanie | lista i zarządzanie, bez ról i uprawnień | sama lista, zmienia tylko własne dane |
| Ustawienia | wszystkie zakładki | wszystkie zakładki | Aplikacja, a z przełącznikiem także Protokoły, Arkusze, Pomiary i E-mail |
| Pliki i Wygląd PDF | tak | tak | nie ma ich w menu |
| Subskrypcja, cennik, dane do faktur | tak | nie | nie |
| Pierwsze kroki i rabat | tak | nie | nie |
Skąd wykonawca ma dostęp: przydziały
Protokół. Wykonawca widzi protokół, gdy jest na liście Osoby wykonujące (zakładka Ogólne, sekcja Wykonawcy i aparatura). Razem z protokołem dostaje cały jego środek, czyli arkusze, pomiary, zdjęcia, dokumenty i terminy, a także klienta z obiektami, notatkami i narzędziami oraz mierniki wpisane do tego protokołu. Dopisać go może każdy, kto może zmieniać ten protokół.
Klient. W formularzu klienta jest pole Przypisani wykonawcy. Wpisana tam osoba widzi klienta z obiektami, notatkami i narzędziami. Protokołów tego klienta przez to nie zobaczy: każdy protokół przydzielasz osobno.
Miernik. Ta sama zasada: pole Przypisani wykonawcy w formularzu miernika albo miernik wpisany do protokołu, w którym ta osoba jest wykonawcą.
Pole Przypisani wykonawcy pokazuje tylko wykonawców i pojawia się, gdy w zespole jest choć jeden. Menedżera i administratora się nie przydziela, bo widzą wszystko.
Co wykonawca założy sam (protokół, klienta, miernik), jest od razu przydzielone do niego. Jest wtedy autorem, więc może to zawsze zmieniać, a własny protokół także usunąć.
Zdjęcie przydziału. Wykonawca nie odepnie sam siebie od protokołu, klienta ani miernika: robi to menedżer albo administrator. Po zdjęciu przydziału rekord znika z urządzenia wykonawcy przy najbliższej synchronizacji. Na serwerze nic się nie kasuje.
Przełączniki uprawnień wykonawcy
Panel Uprawnienia w systemie widzi tylko administrator, w części Dostęp do aplikacji okna osoby, i tylko przy roli Wykonawca. Domyślnie włączona jest tylko Edycja protokołów. Swoje rekordy, czyli te, których jest autorem, wykonawca zmienia zawsze, więc przełączniki „Edycja” dotyczą rekordów założonych przez kogoś innego.
| Przełącznik | Co daje |
|---|---|
| Dodawanie klientów | przycisk Dodaj klienta na liście i nowy klient w kreatorze protokołu |
| Edycja klientów | zmiana klienta założonego przez kogoś innego, razem z jego obiektami, notatkami i narzędziami |
| Tworzenie protokołów | Dodaj protokół, kopiowanie protokołu i import z Proton+ na komputerze. Bez tego wykonawca pracuje tylko w protokołach, do których go wpiszesz |
| Edycja protokołów | zmiana przydzielonych protokołów, których nie jest autorem, razem z arkuszami, pomiarami i statusem |
| Dodawanie mierników | nowy miernik |
| Edycja mierników | zmiana miernika założonego przez kogoś innego |
| Dodawanie do biblioteki | nowa pozycja w bibliotece, także prosto z pola w protokole. Bez tego wpisana uwaga zostaje w protokole, ale nie trafia do biblioteki |
| Edycja biblioteki | zmiana pozycji dodanych przez innych i ukrywanie pozycji systemowych dla całej firmy |
| Zarządzanie ustawieniami | zakładki Protokoły, Arkusze, Pomiary i E-mail w Ustawieniach. Bez tego zostaje sama zakładka Aplikacja |
| Usuwanie cudzych danych | usuwanie klientów, mierników i pozycji biblioteki założonych przez innych. Protokołów nie obejmuje: wykonawca usuwa tylko własne |
Protokół w trybie podglądu
Gdy wykonawca otworzy przydzielony protokół, którego nie jest autorem, a nie ma Edycji protokołów, nad treścią zobaczy ramkę: „Podgląd - nie masz uprawnień do edycji tego protokołu. Zmiany wprowadza menedżer albo autor protokołu.” Pola są zablokowane, w drzewie nie ma dodawania ani usuwania, a status widać jako samą plakietkę. Zakładki, zdjęcia i uwagi do pomiarów dalej się otwierają. Działa Podgląd PDF, a przy płatnym planie także Generuj PDF.
Zmiana roli
Wykonawca na menedżera. Przy najbliższej synchronizacji aplikacja pobiera mu całą firmę i od tej chwili widzi wszystko, jak szef.
Menedżer na wykonawcę. Z jego urządzenia znika wszystko spoza przydziałów. Na serwerze nic się nie kasuje.
Usunięcie z zespołu
Usuwa administrator albo menedżer, przyciskiem Usuń na karcie osoby w Moim zespole. Menedżer nie usunie administratora. Osobę wpisaną do protokołów też usuniesz, protokoły zachowują jej dane z chwili dodania, opis w artykule Limit osób w planie.
Usunięta osoba po zalogowaniu zobaczy ekran „Nie należysz już do zespołu” z dwoma przyciskami: Załóż własną firmę (nowa, pusta firma z okresem próbnym) i Wyloguj się. Klienci, protokoły i pliki zostają w Twojej firmie, ta osoba nic ze sobą nie zabiera. Gdy założy własną firmę, nie dodasz jej ponownie pod tym samym adresem.
Praca bez internetu
Wykonawca pracuje na kopii danych w telefonie, a zmiany idą na serwer po powrocie sieci. Jeśli serwer odmówi zapisu, bo zabrakło uprawnień albo rekord jest w użyciu, zmiana wraca do wersji z serwera z komunikatem „Tej zmiany nie udało się zapisać - brak uprawnień albo rekord jest w użyciu. Przywrócono wersję z serwera.” Bez sieci nie zrobisz PDF, nie wyślesz protokołu mailem i nie dodasz członka zespołu.