Generowanie PDF i wygląd dokumentu
Jak wygenerować protokół do PDF, wybrać i dostosować szablon wyglądu, dodać logo firmy oraz ustawić kolory, czcionki, nagłówek i stopkę.
Ostatnia aktualizacja:
PDF to jedyna część aplikacji, którą widzi klient. Wszystko, co wpiszesz w protokole, układa się w dokument według szablonu, a wygląd tego dokumentu ustawiasz raz dla całej firmy.
Krok 1. Trzy przyciski w nagłówku protokołu
Cała obsługa pliku siedzi w prawym górnym rogu otwartego protokołu. Trzy ikony, trzy różne rzeczy. Działają w zapisanym protokole i przy połączeniu z internetem, inaczej są wyszarzone.
| Ikona | Co robi | Czy powstaje plik |
|---|---|---|
| Oko, czyli Podgląd PDF | Pokazuje dokument na ekranie. Tego używasz w trakcie pracy, żeby sprawdzić, jak wyjdzie wydruk. | Nie |
| Dokument, czyli Generuj PDF | Tworzy plik i pobiera go na dysk. Aplikacja zapisuje go także w Plikach, w menu po lewej stronie. | Tak |
| Koperta, czyli Wyślij mailem | Generuje PDF, zapisuje go w Plikach i wysyła na adres klienta. Status protokołu zmienia się wtedy sam na Wysłany. | Tak |
Krok 2. Ustaw wygląd dokumentu
Ekran Wygląd PDF ma po lewej aktualny szablon i podgląd na żywo, a po prawej ustawienia wspólne dla wszystkich szablonów. Każda zmiana od razu widać w podglądzie.
- Menu Wygląd PDF. Pozycja w menu po lewej, w sekcji System.
- Wybór szablonu. Przycisk Zarządzaj szablonami przenosi do zakładki z gotowymi układami dokumentu.
- Logo firmy. Wgrywasz je raz. Logo jest wspólne dla wszystkich szablonów i pojawia się w nagłówku każdego dokumentu, o ile zostawisz zaznaczone Pokaż logo w nagłówku.
- Nagłówek, stopka, numeracja i znak wodny. Cztery sekcje do rozwinięcia. Ustawiasz w nich treść nagłówka i stopki, numerowanie stron oraz znak wodny nakładany na załączniki.
Krok 3. Wybierz albo zbuduj szablon
Szablon decyduje o kroju pisma, kolorach, ramkach i kolejności sekcji. Aplikacja daje trzy gotowe: Nowoczesny, Klasyczny i Minimalny. Możesz ich używać wprost albo potraktować jako punkt wyjścia.
- Zakładka Szablony. Druga zakładka na ekranie Wygląd PDF.
- Użyj tego szablonu. Przełącza całą firmę na wskazany szablon. Aktualny jest oznaczony jako Używany.
- Klonuj. Robi kopię gotowego szablonu i od razu otwiera jej edycję: zmienisz kolory, krój pisma, kolejność i widoczność sekcji.
- Utwórz własny szablon. Kafelek na końcu listy. Nowy szablon startuje z ustawień szablonu Nowoczesny.
Duży protokół: limit 5000 wierszy w jednym PDF
Jeden dokument PDF mieści najwyżej 5000 wierszy pomiarowych. Liczą się wiersze wszystkich arkuszy w protokole, także wiersze nagłówkowe. To limit wydruku, nie zapisu: pomiary wpisujesz i zapisujesz dalej, nawet gdy protokół go przekroczy.
- Od 4000 wierszy. Pod nagłówkiem protokołu pojawia się pasek, na przykład „Zbliżasz się do limitu jednego dokumentu PDF: 4200 z 5000 wierszy. Powyżej trzeba będzie podzielić protokół.” To tylko ostrzeżenie, PDF generujesz normalnie.
- Powyżej 5000 wierszy. Pasek zmienia się na „Za dużo wierszy na jeden dokument PDF: 5100 z 5000. Podziel protokół na kilka - pomiary zostają.”, a przyciski Podgląd PDF, Generuj PDF i Wyślij są nieaktywne. W okresie próbnym podgląd działa dalej, bo tabele są w nim ucięte po pięciu wierszach.
- Co zrobić. Podziel protokół na kilka mniejszych, na przykład osobny na każdy budynek albo etap. Wiersze przeniesiesz schowkiem, który działa także między protokołami: Kopiowanie wierszy i schowek między arkuszami.
Komunikat „Dokument dalej się tworzy”
Przy bardzo dużym protokole połączenie z serwerem może się zerwać, zanim plik będzie gotowy. Zobaczysz wtedy komunikat „Dokument dalej się tworzy. Pojawi się w „Plikach” za chwilę - nie generuj go ponownie.” Serwer kończy dokument mimo to i zapisuje go w Plikach, w menu po lewej stronie. Nie klikaj Generuj PDF drugi raz, tylko po chwili otwórz Pliki.