Ustawienia e-mail i stopka wiadomości
Jak wygląda wiadomość, którą klient dostaje razem z protokołem.
Ostatnia aktualizacja:
Gdy wysyłasz protokół z aplikacji, temat, treść i stopka wiadomości biorą się z tego miejsca. Nadawcę i adres do odpowiedzi ustawiasz w profilu, w zakładce Moje dane: klient widzi nazwę Twojej firmy albo Twoje imię i nazwisko zamiast nazwy aplikacji, a odpowiedź przychodzi na Twój adres. Samej wiadomości nie da się już zmienić w oknie wysyłki, więc to jest jedyne miejsce, w którym ustawiasz jej treść.
Krok 1. Ustaw temat, treść i stopkę
- Zakładka E-mail. Piąta zakładka w Ustawieniach.
- Nadawca i adres do odpowiedzi. W tej zakładce ich nie ma. Ustawiasz je w profilu, w zakładce Moje dane, w sekcji Kontakt dla klientów: Nazwa nadawcy to to, co klient zobaczy w polu Od, a na Adres do odpowiedzi trafi wiadomość, gdy klient kliknie Odpowiedz. Link Przejdź do Moich danych na górze zakładki prowadzi tam od razu. Wykonawca z uprawnieniem Zarządzanie ustawieniami linku nie ma, widzi tylko zdanie „Nazwę nadawcy i adres do odpowiedzi ustawia właściciel konta w swoim profilu.”
- Temat ze zmiennymi. Zmienne w temacie wpisujesz ręcznie w podwójnych nawiasach klamrowych. Pod polem aplikacja wypisuje trzy najczęstsze, ale zadziała każda zmienna z listy treści, na przykład {{object.address}}.
- Wstaw dane z protokołu. Przycisk pod polem treści wstawia zmienną w miejsce kursora, żebyś nie przepisywał nawiasów ręcznie.
- Stopka e-mail. Podpis pod treścią: dane kontaktowe, numer telefonu, adres firmy.
Jak wstawiasz zmienne w temacie i w treści
| Pole | Jak wstawiasz zmienną | Ile jest do wyboru |
|---|---|---|
| Temat wiadomości | wpisujesz ręcznie, np. {{protocolNumber}} | pod polem trzy podpowiedzi: {{protocolNumber}}, {{client.name}}, {{researchDate}}; działa też każda zmienna z treści |
| Treść wiadomości | klikasz „Wstaw dane z protokołu” i wybierasz z listy | szesnaście, w grupach Protokół, Klient, Obiekt i Wykonawca |
Z listy w treści wstawisz to, czego nie ma w podpowiedzi pod tematem: NIP klienta, adres obiektu, imię i nazwisko wykonawcy. Wykazu zaleceń i zestawienia pomiarów w mailu nie wstawisz, bo rozwijają się w tabelę, a treść maila jest zwykłym tekstem. Dodasz je w dokumencie dodatkowym protokołu.
Jak to wygląda u klienta
Wiadomość wychodzi z serwera aplikacji, ale w polu nadawcy widnieje Nazwa nadawcy z Moich danych, a odpowiedź idzie na Adres do odpowiedzi z tej samej sekcji. Osobnego pola na adres nadawcy nie ma. Jeśli Nazwa nadawcy jest pusta, aplikacja wstawia nazwę firmy, a bez niej Twoje imię i nazwisko. Konto założone adresem e-mail nie ma jeszcze ani imienia, ani nazwy firmy, więc dopóki nie zapiszesz Moich danych, mail z protokołem wychodzi z nazwą nadawcy ProtoSmart. Do wiadomości dołączony jest plik PDF protokołu, wygenerowany w chwili wysyłki, więc zawsze zawiera najnowszą wersję dokumentu.
Jeśli chcesz sprawdzić, jak wygląda cała wiadomość, przy wysyłce protokołu zaznacz opcję kopii do siebie.
Czego nie ustawisz przy pojedynczej wysyłce
Okno wysyłki protokołu ma tylko adres odbiorcy i pole wyboru „Wyślij kopię do mnie”, a po jego zaznaczeniu także adres kopii. Nie ma w nim ani tematu, ani treści. Jedno i drugie bierze się stąd, z ustawień. Adres odbiorcy aplikacja podpowiada z karty klienta i możesz go przed wysyłką poprawić.