Wykonawcy: uprawnienia SEP, role i podpisy
Jak dodać członka zespołu z numerami uprawnień E i D, przypisać rolę i uprawnienia, dołączyć podpis i świadectwa oraz pilnować terminów ważności.
Ostatnia aktualizacja:
Wykonawca to osoba, która podpisuje się pod protokołem. Aplikacja przechowuje przy niej numery uprawnień SEP z terminami ważności, podpis i skany świadectw, więc na wydruku pojawiają się same, bez przepisywania z teczki.
Ten sam ekran służy do dwóch rzeczy naraz: opisuje wykonawcę na potrzeby protokołu i nadaje mu dostęp do aplikacji.
Krok 1. Otwórz listę zespołu
- W menu po lewej kliknij Mój zespół.
- W prawym górnym rogu kliknij Dodaj osobę. Pod tytułem widzisz, ile miejsc w planie już zajmujesz, na przykład 2 z 3 miejsc w planie.
- Świadectwa. Każda osoba ma swoją kartę. Na górze karty stoją świadectwa E i D z numerem i datą ważności. Gdy do końca ważności zostało mniej niż 30 dni, obok daty pojawia się plakietka z liczbą dni, a po terminie napis Po terminie!. Gdy świadectwa nie wpisano, zamiast numeru widzisz Nie podano i przycisk Uzupełnij.
- Pliki. Pod świadectwami karta mówi, czy jest Skan świadectwa i Podpis.
- Na protokołach. Domyślna funkcja (Wykonał, Sprawdził albo Zatwierdził), która podpowie się przy dodawaniu osoby do protokołu, i informacja, czy osoba dołącza się do nowych protokołów sama, czy dodajesz ją ręcznie.
Gdy komuś świadectwo wygasa albo już wygasło, nad kartami pojawia się ostrzeżenie. Przy jednej osobie podaje imię, świadectwo i datę oraz ma przycisk Zaktualizuj dane.
Krok 2. Wpisz dane osoby
Okno ma trzy części: Dane osoby, Na protokołach i Dostęp do aplikacji. Pierwsza mówi, kim ta osoba jest i jakie ma świadectwa.
- Imię i nazwisko. Trafia na wydruk pod pomiarami, więc wpisz tak, jak ma widnieć w dokumencie. Na Twojej własnej karcie to pole jest tylko do odczytu, bo imię i nazwisko bierze się z Moich danych. Zmienisz je przez link Zmień w Moich danych pod polem.
- E-mail. Na ten adres pójdzie zaproszenie do aplikacji. Po zapisaniu nie da się go zmienić. Jeśli ta osoba ma już w ProtoSmart własną firmę albo należy do innego zespołu, aplikacja nie pozwoli jej dodać i powie o tym przy zapisie.
Pod tymi polami wpisujesz numery i ważność świadectw E i D, a potem dodajesz skan świadectwa i podpis:
| Pole | Co warto wiedzieć |
|---|---|
| Numer uprawnień E | Numer świadectwa kwalifikacyjnego w zakresie eksploatacji (E). |
| Numer uprawnień D | Numer świadectwa kwalifikacyjnego w zakresie dozoru (D), jeśli osoba je posiada. |
| Ważność uprawnień | Data z zaświadczenia. Na mniej niż 30 dni przed nią i po terminie widzisz to na karcie tej osoby i w ostrzeżeniu nad kartami. |
| Skan świadectwa uprawnień | Plik ze świadectwem kwalifikacyjnym. Klient czasem prosi o niego przy odbiorze. |
| Podpis na wydruk | Obraz podpisu, na przykład zdjęcie podpisu na białej kartce. Wstawia się pod tabelami w PDF. |
Krok 3. Ustal, jak osoba trafia na protokoły
Część Na protokołach.
- Domyślna funkcja. Wykonał, Sprawdził albo Zatwierdził. Możesz wskazać kilka, jeśli ktoś pełni różne role zależnie od zlecenia.
- Co dołączyć do protokołu. Dwa przełączniki: czy ta osoba ma być domyślnie dodawana do nowych protokołów i czy aplikacja ma dołączać jej świadectwa do pliku PDF.
- Na protokołach podpisuję się inaczej. To pole widzisz tylko na swojej karcie. Zaznacz je, jeśli na wydruku ma stać co innego niż imię i nazwisko z Moich danych, na przykład z tytułem: inż. Jan Kowalski. Wpisujesz to w polu Nazwa na protokołach.
Krok 4. Nadaj dostęp do aplikacji
Część Dostęp do aplikacji widzi tylko administrator (szef). Na karcie szefa jej nie ma, bo szef zawsze jest administratorem.
- Rola w systemie. Menedżer widzi całą firmę i zmienia wszystkie dane, tak jak właściciel, ale nie ma subskrypcji, cennika ani danych firmy. Wykonawca widzi protokoły, klientów i mierniki, do których go przydzielisz, a przełączniki Uprawnienia w systemie ustalają, co może z nimi zrobić. Kto co widzi, opisuje artykuł Role i dostęp w zespole.
- Uprawnienia w systemie. Pokazują się tylko przy roli Wykonawca. Zestaw przełączników pogrupowany po obszarach: klienci, protokoły, mierniki, biblioteka i pozostałe. Domyślnie zaznaczona jest tylko edycja protokołów, czyli minimum potrzebne do pracy w terenie. Bez tworzenia protokołów wykonawca nie założy własnego protokołu, tylko pracuje w tych, do których go wpiszesz. Przydzielony protokół, którego nie jest autorem, bez edycji protokołów otworzy w trybie podglądu; własne protokoły zmienia zawsze.
- Dodaj. Przycisk na dole okna. Osoba dostanie e-mail z zaproszeniem, a link do ustawienia hasła działa 72 godziny. Dopóki nie ustawi hasła, na jej karcie stoi pasek Zaproszenie czeka na przyjęcie. Gdy link wygaśnie albo mail zaginie, kliknij Wyślij ponownie na tym pasku: przyjdzie nowy link, a stary przestanie działać. Jeśli ta osoba ma już hasło do ProtoSmart, zamiast zaproszenia dostanie mail, że dodano ją do zespołu.
Wykonawca w gotowym protokole
W protokole, w sekcji Wykonawcy i aparatura, dodajesz osoby, które faktycznie brały udział w badaniu. Każdej przypisujesz funkcję: wykonał, sprawdził albo zatwierdził. Na wydruku pojawia się imię i nazwisko, numery uprawnień z datami ważności oraz podpis, jeśli został wgrany.
Jeśli pracujesz sam, i tak warto uzupełnić swoje dane w zespole: to one wypełniają rubrykę wykonawcy w każdym protokole, a Ty nie przepisujesz numeru świadectwa przy każdym przeglądzie.
Wykonawca w protokole: dane z chwili dodania
Protokół zapamiętuje dane osoby w chwili, gdy dodajesz ją do protokołu: imię i nazwisko, numery uprawnień, podpis i skany świadectw. Późniejsza zmiana w zakładce Mój zespół nie zmienia już wystawionego protokołu.
W protokole, w sekcji Wykonawcy i aparatura, rozwiń osobę strzałką przed nazwiskiem. Zobaczysz numery uprawnień, czy skany drukują się w tym protokole (Pliki na wydruku) i datę Dane z dnia. Gdy trzeba, przy osobie stoi plakietka:
- Są nowsze dane. W zakładce Mój zespół coś się zmieniło. Przycisk Zaktualizuj wczytuje nowe dane do tego protokołu.
- Nie ma w zespole. Osobę usunięto z zespołu, a protokół zachował jej dane. W protokole w trakcie zamienisz ją na inną przyciskiem Zamień na.
- Zmienione w protokole. Dane poprawiono ołówkiem tylko w tym protokole. Przycisk Przywróć dane z zakładki Mój zespół cofa tę poprawkę.
Ołówek przy osobie. Otwiera okno Wykonawca w tym protokole. Zmieniasz w nim dane tylko w tym protokole, na stałe zmienisz je w zakładce Mój zespół. Wgrasz tu też skany uprawnień albo podpis tylko do tego protokołu, na przykład stare świadectwo do starego protokołu, i zdecydujesz, czy skany mają się drukować w tym jednym protokole (Dołącz skany uprawnień do tego protokołu).
Zmiana danych w zespole. Po zmianie danych osoby w zakładce Mój zespół aplikacja zapyta: „Zaktualizować dane w protokołach?”. Wpisze zmianę tylko w protokołach w trakcie, wysłane i ukończone zostają bez zmian.
Usunięcie osoby. Osobę wpisaną do protokołów usuniesz z zespołu. Okno potwierdzenia mówi, w ilu protokołach zostanie kopia jej danych.
Miernik działa w protokole tak samo: Mierniki: świadectwa i terminy wzorcowania.